risicomanagement

Ook in 2015 hebben in onze organisatie risicosessies plaatsgevonden waarin de voornaamste lokale strategische, financiële en operationele risico’s worden geïdentificeerd. Deze zijn geaggregeerd, onder directe leiding van Corporate Audit & Risk Management op waarschijnlijkheid en impact gewaardeerd en in die vorm uitgebreid besproken met de Auditcommissie van de Raad van Commissarissen. De beschrijving van ons risicomanagement, inclusief onze risicohouding, is opgenomen in het onderdeel Governance. In 2015 is het risicomonitoringsproces verder geoptimaliseerd, waardoor risico’s nog beter geëxpliciteerd zijn. Hieronder beschrijven we de voornaamste risico’s die, rekening houdend met de controlemaatregelen, onze strategische doelstellingen mogelijk kunnen beïnvloeden en de mitigerende maatregelen uit de risicomanagementsessies in 2015. Voor de risico’s die ook vorig jaar zijn beschreven, hebben we de verandering van het risicoprofiel ten opzichte van vorig jaar aangegeven.

versterken bestaande leiderschapsposities

Het risico van een dalend marktaandeel door nieuwkomers op (deel)markten en/of toepassing van nieuwe internet- of social-mediagerelateerde technologie.

In 2014 is dit risico gekenmerkt als een van de voornaamste risico’s. Mede door de genomen acties is het risicoprofiel naar beneden bijgesteld. De in 2014 ingezette optimalisatie en diversificatie van het dienstenportfolio en innovatieve initiatieven zijn in 2015 opgenomen in de kwalitatieve doelstellingen van het management en worden maandelijks besproken. Daarnaast is de samenwerking met onze online business solutions-partners verder toegenomen, waardoor onze online slagkracht is versterkt.

Het risico van een achterstand op de concurrentie vanwege het niet tijdig kunnen aanpassen van het distributiemodel aan de online ontwikkelingen.

Het risicoprofiel is ten opzichte van 2014 naar beneden bijgesteld. Ons distributiemodel zal de marktfluctuaties blijven volgen en voor de ICT-innovaties heeft het ICT Strategy Committee van USG People extra recources beschikbaar gesteld om het traditionele business model verder online te brengen. Hierin werken we nauw samen met onze online business solutions-partners. Aanvullend heeft USG People in 2015 het aantal managementlagen in enkele onderdelen van de organisatie teruggebracht en daarmee onze time-to-market verkort.

Het risico op verlies van grote klanten vanwege hun intercontinentale aankoopgedrag.

Door de verdere focus op onze vier kernlanden is het bereik van onze internationale dienstverlening beperkt voor levering aan organisaties met een intercontinentaal aankoopgedrag. De concentratie in vier landen is een strategische keuze, waarbij een eventuele beperking van intercontinentale dienstverlening als inherent risico is geaccepteerd. Ook in 2015 heeft USG People de ingeslagen weg voortgezet, door samen te werken met ‘nationale kampioenen’.

Het niet voldoen aan (veranderende) wet- en regelgeving.

Het risicoprofiel is in positieve zin bijgesteld ten opzichte van vorig jaar. Gerichte interne audits en externe onderzoeken hebben het beeld bevestigd dat USG People veranderende regulering tijdig signaleert en de impact van de veranderingen voldoende analyseert. De juiste acties worden ingezet om aan de wet- en regelgeving te blijven voldoen. Ook in 2015 hanteren wij op het gebied van compliance een zero-tolerancebeleid.

Het risico dat veranderingen in wet- en regelgeving aanzienlijke negatieve gevolgen kunnen hebben voor onze verdienmodellen, waarop wij niet tijdig zouden kunnen inspelen.

In onze markten zijn er frequent wijzigingen in de wet- en regelgeving. Naast een hoge waarschijnlijkheid, kent dit risico tevens een grote impact. Enerzijds kan een niet tijdig aangepast verdienmodel leiden tot lagere marges en anderzijds bestaat het risico op boetes door regelgevers. Het risicoprofiel is onveranderd ten opzichte van 2014. We beschikken over gedegen expertise op het gebied van de wet- en regelgeving. Deze expertise wordt gedeeld en commercieel benut. De Corporate Legal-afdeling van USG People staat in nauw contact met interne en externe experts in de landen waarin we actief zijn en deelt bevindingen met de in die landen opererende werkmaatschappijen. De afdeling rapporteert tevens periodiek over de belangrijkste ontwikkelingen op het gebied van wet- en regelgeving aan de Raad van Bestuur en aan de Raad van Commissarissen. We onderhouden nauw contact met de (nationale) beleidsmakers om over mogelijke veranderingen te adviseren en vroegtijdig betrokken te zijn bij opkomende veranderingen.

Het risico van dataverlies of inbreuk op de data-integriteit.

We hebben een uitgebreid ICT-securitybeleid geïmplementeerd. De Information Security Board komt frequent samen en is het kaderstellend en controlerend orgaan. In dit orgaan nemen verschillende functies zitting en worden issues besproken en maatregelen getroffen die betrekking hebben op ICT-security. Ook hebben we het functieprofiel van een functionaris gegevensverwerking/Privacy Officer ontwikkeld en is deze functie per januari 2016 ingevuld. Gelet op het belang van data-integriteit hanteren we ten opzichte van 2014 vooralsnog een onveranderd risicoprofiel.

Het risico op inefficiënte processen door onvoldoende technologische ondersteuning van de business.

Het risicoprofiel is onveranderd ten opzichte van 2014. Het uniformeren van frontofficesystemen is in 2015 voortgezet. Er is een uniform frontofficesysteem geïmplementeerd bij Belgische werkmaatschappijen. De implementatie vond per merk plaats en post-implementatie-evaluaties zorgen ervoor dat eventuele knelpunten worden opgelost en dat de technologische ondersteuning verder wordt verbeterd. Verbetering van de performance is een belangrijk aandachtspunt. In 2016 zal de ontwikkeling van uniforme frontofficesystemen worden voortgezet. Naast de ontwikkeling van de frontoffice heeft het actief sturen op ketenverantwoordelijkheid in 2015 geleid tot een optimalisatie in de samenwerking tussen onze shared service centra en de star brands.

versterken bestaande leiderschapsposities, vergroten exposure naar groeimarkten, uitbreiden concepten met een hoge toegevoegde waarde

Het risico dat we niet de juiste mensen en kennis behouden om de strategie succesvol uit te voeren.

USG People is een aantrekkelijke organisatie voor ambitieuze en talentvolle medewerkers. Er is veel aandacht voor persoonlijke ontwikkeling en groei. We investeren continu in goed werkgeverschap en bieden veel mogelijkheden voor talentontwikkeling, waaronder opleidingen. Om opvolging op kernposities te waarborgen, hebben we een proces voor succession planning geïmplementeerd dat erop is gericht om talenten in onze organisatie verder te ontwikkelen en een effectieve doorstroming te bevorderen. Jaarlijks wordt een 'Great Place to Work'-enquête (GPtW) gehouden, waarvan de uitkomsten worden gebruikt als stuurinstrument. Ook in de non-financial targets van de Algemeen Directeuren is aandacht voor GPtW. Verbetering van de scores moet bijdragen aan de aantrekkelijkheid van USG People als werkgever. Aandacht voor dit risico blijft gewenst, al hebben we het risicoprofiel dit jaar naar beneden bijgesteld als gevolg van de vooruitgang in GPtW-resultaten en het goed functioneren van succession planning.

Het risico dat een inflexibele kostenstructuur in een dalende economie leidt tot een afname van de winstmarge.

De afgelopen jaren hebben we de kostenstructuur verder geflexibiliseerd. Het vestigingennetwerk is bovendien aangepast naar een netwerk met minder, maar grotere vestigingen, waardoor de capaciteit beter kan meebewegen met de ontwikkeling in de markt. Daarnaast hanteren we een flexibele schil voor onze personeelsorganisatie en hebben we een aantal van onze processen uitbesteed. Hierbij zijn aanvullende risico’s zoals afhankelijkheid van outsourcingspartners afgedekt door SLA’s en ons leveranciersmanagement.  Deze set van maatregelen geeft ons de mogelijkheid om de winstgevendheid door de cyclus heen te stabiliseren. De flexibiliteit wordt ingezet als buffer tegen een dalende marge bij een plotselinge omzetdaling. Elk kwartaal wordt de flexibiliteit gemeten, besproken en wordt er, indien nodig, bijgestuurd in de operaties.

Om de cyclische invloeden te laten afnemen, blijven wij ook toegevoegde-waardemodellen in onze dienstverlening ontwikkelen die minder afhankelijk zijn van de conjunctuur. Daarnaast verwerven we opdrachten met een meer constante omzetgeneratie, bijvoorbeeld via de dienstverlening van onze online business solutions-bedrijven. In rapportages aan de Raad van Bestuur wordt aandacht besteed aan de mate waarin omzet al dan niet cyclisch is. Deze aandacht is noodzakelijk om de toekomstige marge meer stabiel te houden en de impact van een neergaande conjunctuurbeweging zoveel mogelijk te beperken. De ontwikkelingen op dit terrein worden tijdens de periodieke business reviews besproken met de directies. De maatregelen die in 2014 zijn ingezet zijn dit jaar gecontinueerd. De genomen maatregelen hebben geleid tot een lager risicoprofiel ten opzichte van vorig jaar.

Het risico op claims als gevolg van contractevolutie van middelenverbintenis naar resultatenverbintenis, hetgeen door ons onvoldoende is onderkend/voorzien.

De opdrachten met een resultaatverbintenis zijn voorzien van een risicoanalyse en worden goedgekeurd op de juiste verantwoordelijkheidsniveaus voordat de verbintenis wordt aangegaan. Per opdracht wordt bepaald wat het maximale risicoprofiel is en welke risico’s aanvaardbaar zijn en/of eventueel getransfereerd kunnen worden naar een derde partij. In het geval van nieuwe contractvormen waarvan de risico’s nog onvoldoende zichtbaar zijn, stuurt USG People op een kleinschalige pilotopdracht om de potentieel grote impact te verkleinen. In 2015 heeft de interne auditafdeling een onderzoek uitgevoerd naar de beheersing van de risico’s die gepaard gaan met deze contractvormen. De uitkomsten van dit onderzoek hebben ertoe geleid dat het risicoprofiel naar beneden is bijgesteld.

Bovengenoemde risico’s zijn gerelateerd aan onze doelen, onze strategie en de operationalisatie daarvan. De risico’s en de maatregelen moeten in overweging worden genomen bij de beoordeling van de overige informatie in dit jaarverslag. Een beschrijving van de financiële risico’s is opgenomen in de jaarrekening.

voorgenomen bod Recruit Holdings Co., Ltd. (Recruit)

Op 22 december 2015 hebben USG People en Recruit een voorgenomen openbaar bod van Recruit op alle aandelen van USG People aangekondigd. Wanneer het bod gestand wordt gedaan, gaat USG People verder als onderdeel van een wereldwijd opererende organisatie. Dit biedt de mogelijkheid om onze bestaande strategie sneller ten uitvoer te brengen.

Als het voorgenomen bod niet wordt geëffectueerd, heeft dat mogelijk een nadelig effect op USG People. Dit zou bijvoorbeeld een negatieve impact kunnen hebben op de marktwaarde van de aandelen van USG People en ook zijn er kosten gemaakt ten behoeve van de voorbereidingen op het voorgenomen bod.